賬單與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。這是報(bào)銷中最基本的常識(shí)。例如小合作伙伴采購(gòu)一批材料時(shí)，應(yīng)合理取得商品購(gòu)銷發(fā)票，但最后去財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，卻將發(fā)票用于接收服務(wù)。這樣，他們是不允許報(bào)銷的。那些沒(méi)有發(fā)票的小供應(yīng)商呢?稅務(wù)局不會(huì)認(rèn)出來(lái)的，所以記得在購(gòu)物前提醒你的小伙伴問(wèn)問(wèn)有沒(méi)有發(fā)票。如果沒(méi)有發(fā)票，換一張。
附件可以有力地支持費(fèi)用的真實(shí)性。附件和報(bào)銷文件之間應(yīng)該有很強(qiáng)的邏輯和聯(lián)系。例如，對(duì)于物料采購(gòu)款的報(bào)銷，后續(xù)的發(fā)貨單據(jù)只說(shuō)明物料的批次和總數(shù)量，沒(méi)有說(shuō)明物料的用途、發(fā)貨人和收貨人，也沒(méi)有簽字。財(cái)務(wù)人員在審核報(bào)銷單據(jù)時(shí)，不能根據(jù)這些現(xiàn)有單據(jù)判斷采購(gòu)業(yè)務(wù)是否真的發(fā)生，是否存在欺詐風(fēng)險(xiǎn)。
所取得的發(fā)票類型符合稅法要求。這里有一個(gè)總結(jié):水電費(fèi)、各種外包服務(wù)費(fèi)、印刷費(fèi)、辦公費(fèi)用、物資采購(gòu)費(fèi)用可憑專票報(bào)銷，但餐費(fèi)發(fā)票、員工交通費(fèi)發(fā)票、俱樂(lè)部、KTV、酒吧、商務(wù)娛樂(lè)禮品、員工福利發(fā)票可憑普通票報(bào)銷。
如涉及專用發(fā)票報(bào)銷，應(yīng)盡量與價(jià)格、稅費(fèi)分開(kāi)填寫。提醒小合伙人，如果在報(bào)銷過(guò)程中涉及到專用發(fā)票報(bào)銷，在填寫報(bào)銷單時(shí)，會(huì)將專用發(fā)票上的不含稅價(jià)格和稅費(fèi)分成兩行，方便財(cái)務(wù)后期的賬務(wù)處理。另外，我想提醒您的是，對(duì)于獲得特殊發(fā)票報(bào)銷的，必須在發(fā)票開(kāi)具后180天內(nèi)進(jìn)行報(bào)銷。如果還款超過(guò)180天，你只能無(wú)情地告訴他賬單上顯示的稅金由你自己支付。
附件中的文件形式符合內(nèi)部管理流程。這個(gè)要求非常重要。我們必須告訴我們的合作伙伴，很多費(fèi)用的報(bào)銷都會(huì)涉及到公司內(nèi)部幾個(gè)部門的專業(yè)意見(jiàn)。在報(bào)銷前應(yīng)獲得這些內(nèi)部審批意見(jiàn)。例如，一個(gè)項(xiàng)目的土建工程改造，在施工前會(huì)進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估通過(guò)后才能進(jìn)行施工和后期費(fèi)用報(bào)銷。然后，需要將方案評(píng)價(jià)通過(guò)的文件附在報(bào)銷單上，讓財(cái)務(wù)人員看到對(duì)項(xiàng)目的評(píng)價(jià)符合公司內(nèi)部管理要求，可以安全通過(guò)審核。當(dāng)然，這一要求是基于公司內(nèi)部控制的延伸，不同的公司所要求的標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)不同。一般來(lái)說(shuō)，公司的管理越規(guī)范，這方面的要求就越嚴(yán)格。
